Zarządzenie nr 9/2022

Na podstawie art. 53 oraz art. 55 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 1129, 1598, 2054, 2269 z 2022 r. poz. 25)

zarządzam, co następuje:

§   1. Powołuję stałą Komisję Przetargową zwaną „Komisją Przetargową” w składzie:

1) Zofia Baranowska – Przewodnicząca Komisji Przetargowej,

2) Ewelina Wyciechowska – Sekretarz Komisji Przetargowej,

3) Piotr Stanny – Członek Komisji Przetargowej,

4) Katarzyna Knasiak – Członek Komisji Przetargowej,

5) Dorota Adamska – Członek Komisji Przetargowej,

6) Robert Nadskakulski – Członek Komisji Przetargowej.


§   2.1. Do zadań Komisji Przetargowej należą prace związane z przygotowaniem przeprowadzenia procedury o udzielenie zamówienia. 

2. Praca Komisji Przetargowej nad udzieleniem danego zamówienia kończy się z dniem zawarcia umowy o udzielenie zamówienia lub unieważnieniem postępowania. 

3. Członkowie komisji są odpowiedzialni:

1) Przewodniczący Komisji Przetargowej  - za realizację zadań określonych w ust. 4;

2) Sekretarz Komisji Przetargowej –za realizację zadań określonych w ust. 5 oraz prawidłowe przygotowanie wymagań formalno-prawnych zamówienia wynikających z ustawy oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych, a także za ocenę spełniania tych wymagań;

3) pozostali członkowie –za prawidłowe wykonanie czynności określonych przez Kierownika Zamawiającego  lub przez Przewodniczącego Komisji Przetargowej, wynikających z właściwości merytorycznej  komórki organizacyjnej Urzędu Gminy Włocławek;

4) pracownicy komórki organizacyjnej Urzędu Gminy Włocławek – za prawidłowe przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków wymaganych od wykonawców w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia, a także za ocenę spełniania tych warunków oraz badanie i ocenę ofert w tym zakresie;

4. Do zadań Przewodniczącego Komisji Przetargowej należy:

1)  czuwanie nad prawidłowym przebiegiem procedury;

2) kierowanie pracami Komisji Przetargowej, w szczególności wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji Przetargowej oraz ich prowadzenie;

3) powiadomienie członków Komisji Przetargowej o miejscu i terminie pierwszego posiedzenia Komisji Przetargowej;

4) poinformowanie członków Komisji Przetargowej o odpowiedzialności ciążącej na nich jako członkach Komisji Przetargowej, w przypadku naruszenia przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, zwanej w treści zarządzenia „ustawą” i aktów wykonawczych do ustawy;

5) podział między członków Komisji Przetargowej prac podejmowanych w trybie roboczym;

6) czuwanie nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji postępowania;

7) podejmowanie działań związanych z ochroną zastrzeżonych części ofert stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 18 ust. 3 ustawy;

8) przedkładanie Kierownikowi Zamawiającego do zatwierdzenia dokumentów przygotowanych przez  Komisję Przetargową;

9) odebranie od członków Komisji Przetargowej  oraz innych osób, o których mowa w art. 56 ustawy Prawo zamówień publicznych  pisemnych oświadczeń o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ustawy;

10) nadzorowanie prawidłowego opracowania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

11) podpisywanie protokołu z posiedzenia Komisji Przetargowej i oraz korespondencji wymienianej w ramach prowadzonego postępowania;

12) podejmowanie innych działań niezbędnych dla sprawnego i zgodnego z prawem przeprowadzenia postępowania.

5. Do zadań sekretarza Komisji Przetargowej należy:

1) przygotowanie  i prowadzenie dokumentacji postępowania w formie wynikającej z przepisów ustawy;

2) przygotowywanie korespondencji związanej z prowadzonym postępowaniem;

3) przekazywanie członkom komisji informacji o terminie i miejscu posiedzeń komisji;

4) sporządzanie protokołu z posiedzenia komisji;

5) przechowywanie dokumentacji do czasu zakończenia postępowania;

6) uzyskanie podpisów członków komisji na dokumentach;

7) zastępowanie i wykonywanie zadań Przewodniczącego Komisji w czasie jego nieobecności.

6. Protokół z posiedzenia Komisji Przetargowej  zawiera co najmniej listę członków obecnych na posiedzeniu, przyczyny nieobecności pozostałych członków i wykaz wykonywanych czynności.

7. Komisja Przetargowa pracuje kolegialnie. Komisja podejmuje decyzje w obecności co najmniej połowy jej członków. 

8. Nieobecność członka komisji na posiedzeniu jest usprawiedliwiona w przypadku:

1) zwolnienia lekarskiego;

2) innych przewidzianych przepisami zwolnień od zajęć służbowych;

3) wykonywania czynności służbowych na polecenie przełożonych w uzgodnieniu z osobą powołującą komisję.

9. W przypadku powstania wątpliwości, kwestii spornych lub innych ważnych okoliczności do protokołu dołączana jest notatka podpisana przez właściwych merytorycznie członków komisji.

§ 3.1. Podstawą przygotowania postępowania przez Komisję Przetargową, w szczególności w zakresie przedmiotu zamówienia, jest wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przekazany przez Kierownika.

2. Komisja Przetargowa przygotowując postępowanie sporządza dokumenty związane z procedurą, a w szczególności:

1) propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia, z wyjątkiem przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego i trybu podstawowego;

2) projekt Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) lub zaproszenia;

3) ogłoszenia przewidziane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia.

§ 4.1. Komisja Przetargowa prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia, w szczególności:

1) udziela wyjaśnień dotyczących treści SWZ;

2) przygotowuje odpowiedzi na pytania wykonawców dotyczące treści SWZ na podstawie dokumentów otrzymanych od kierowników właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Włocławek (UGW); 

3) opracowuje projekt modyfikacji SWZ na podstawie dokumentów otrzymanych od właściwych merytorycznie kierowników komórek  organizacyjnych UGW;

4) wnioskuje do Kierownika Zamawiającego o zorganizowanie zebrania wykonawców;

5) dokonuje oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu;

6) prowadzi negocjacje z zaproszonymi wykonawcami, w przypadku, gdy ustawa dopuszcza prowadzenie takich negocjacji;

7) bada i ocenia oferty;

8) wnioskuje o wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie oferty w przewidzianych prawem przypadkach;

9) przedstawia propozycję odpowiednio wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania;

10) przedstawia propozycje wniesienia odpowiedzi na odwołanie wraz z uzasadnieniem;

11) wnioskuje do Kierownika Zamawiającego, o powołanie biegłych.

2. W przypadku powstania wątpliwości lub rozbieżności zdań pomiędzy poszczególnymi członkami Komisji Przetargowej, Przewodniczący Komisji Przetargowej zwraca się do Kierownika Zamawiającego, o zajęcie stanowiska lub przedstawienie opinii prawnej w tej sprawie przez kierowników właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych UGW.

§ 5. Komisja Przetargowa dokonuje otwarcia ofert zgodnie z art. 222 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

§ 6.1. Komisja Przetargowa bada i ocenia oferty na posiedzeniach.

2. Przy dokonywaniu czynności, o których mowa w ust. 1, Komisja Przetargowa stosuje wyłącznie zasady i kryteria określone w SWZ.

3. Podczas badania i oceny ofert poszczególni członkowie Komisji Przetargowej wykonują czynności zgodnie z zakresem zadań i odpowiedzialności, określonym w § 2.

4. Komisja Przetargowa  nie może ujawniać informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji(Dz.U. z 2020 r. poz. 1913).

§ 7. Tracą moc:

1) zarządzenie Nr 1/2010 Wójta Gminy Włocławek z dnia 8 stycznia 2010 r. w sprawie powołania stałej komisji przetargowej do przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Włocławek oraz nadania jej regulaminu pracy w części dotyczącej regulaminu pracy  Komisji Przetargowej;

2) zarządzenie Nr 1/2021 Wójta Gminy Włocławek z dnia 7 stycznia 2021 r. w sprawie powołania stałej Komisji Przetargowej.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Włocławek

Magdalena Korpolak-Komorowska

Uzasadnienie do Zarządzenia Nr 9_2022 Wójta Gminy Włocławek z dnia 7 lutego 2022 r.