Zarządzenie nr 6/2022

Na podstawie art. 31, art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2021 r. poz. 1372, 1834), art. 44 i  47 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz. 305, 1236,  1535, 1773,1927,1981,2054 i 2270)

zarządzam, co następuje: 

§ 1. Wprowadzam w Urzędzie Gminy Włocławek obowiązek stosowania Regulaminu udzielania zamówień klasycznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 złotych, zwanego w treści „Regulaminem”.

§ 2. 1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1)     ustawie Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2021r. poz.1129 ze zm.);

2)     Zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminę Włocławek z siedzibą we Włocławku ul. Królewiecka 7, 87- 800 Włocławek;

3)     Kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Włocławek lub osobę przez niego upoważnioną;

4)     pracowniku merytorycznym – należy przez to rozumieć pracownika, któremu powierzono obowiązki związane z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

5)     komórce wnioskującej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu Gminy Włocławek podejmującą czynności w sprawie udzielenia zamówienia; 

6)      dostawach – należy przez to rozumieć dostawy w rozumieniu ustawy Pzp;

7)     usługach – należy przez to rozumieć usługi w rozumieniu ustawy Pzp;

8)     robotach budowlanych – należy przez to rozumieć roboty budowlane w rozumieniu ustawy Pzp;

9)     Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych, dostawę produktów lub świadczenie usług, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;

10)   wartości zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.

2.  Regulamin stosuje się do udzielania zamówień klasycznych o wartości nieprzekraczającej kwoty 130 000 zł bez podatku od towarów i usług.

3.  Procedury udzielania zamówień określone w Regulaminie obejmują:

1)    zamówienia o wartości od 30 000 zł do 90 000 zł włącznie;

2)    zamówienia o wartości powyżej 90 000 zł a poniżej 130 000 zł.

4.    Regulaminu nie stosuje się do zamówień o wartości poniżej 30 000 zł oraz do zamówień sektorowych w rozumieniu ustawy Pzp.

5.    Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:

1)     zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności i przejrzystości,

5)     racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

6.    Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm.

7.    Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.

8.    Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są:

1)     kierownicy komórek wnioskujących,

2)     inni pracownicy jednostki w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

§ 3. 1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia pracownik merytoryczny szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia: 

1)     czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych;

2)     czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo – finansowym.

2.    Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.

3.    Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:

1)     analizy cen rynkowych;

2)     analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;

3)     analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

4.    Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.

5.    Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych.

6.    Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:

1)     zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców,

2)     odpowiedzi cenowe wykonawców,

3)     wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku),

4)     kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia. 

7.    Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych.

§ 4. 1. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez komórkę wnioskującą do kierownika zamawiającego lub upoważnionej przez niego osoby, przygotowaną przez pracownika merytorycznego .

2.    Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1)     opis przedmiotu zamówienia (należy rozważyć możliwość uwzględnienia aspektów społecznych,

2)     informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia,

3)     szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro,

4)     wskazanie źródła finansowania,

5)     informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym, ustalonej np. na podstawie Planu zamówień publicznych – w złotych i euro,

6)     proponowany sposób wyboru wykonawcy.

3.    Po potwierdzeniu pokrycia wydatku w planie rzeczowo – finansowym, wniosek, o którym mowa w  ust. 1 podlega zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę.

§ 5 . 1. Czynność wyboru wykonawcy przeprowadza komórka wnioskująca w jednej lub w kilku następujących formach, z zastrzeżeniem ust. 3:

1)     poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie www.platformazakupowa.pl link do strony https://platformazakupowa.pl/pn/ug_wloclawek;

2)     poprzez skierowania zapytania ofertowego co najmniej do trzech potencjalnych wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 2;

3)     poprzez zebranie co najmniej trzech ofert publikowanych na stronach internetowych, zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców.

2.    W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania ofertowego na stronie www.platformazakupowa.pl.

3.    Zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie www.platformazakupowa.pl link do strony https://platformazakupowa.pl/pn/ug_wloclawek jest obowiązkowe w przypadku udzielania zamówienia o wartości przekraczającej kwotę 70 000 zł.

4.    Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:

1.     opis przedmiotu zamówienia;

2.     opis kryteriów wyboru wykonawcy;

3.     warunki realizacji zamówienia;

4.     termin i sposób przekazania odpowiedzi przez wykonawcę.

5.    Kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

§ 6. 1. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu.

2.    Po dokonaniu wyboru wykonawcy, komórka wnioskująca składa do kierownika zamawiającego lub upoważnionej przez niego osoby wnioskuje o udzielenie zamówienia.

3.     Pracownik merytoryczny sporządza protokół z przeprowadzonego postępowania który zawiera w szczególności:

2)     określenie szacunkowej wartość zamówienia w złotych;

3)     informacje o sposobie wyboru wykonawcy;

4)     nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania oraz adres wybranego wykonawcy, a także uzasadnienie jego wyboru;

5)     cenę wybranej oferty.

4.    Po dokonaniu akceptacji wyboru wykonawcy przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę, pracownik merytoryczny przygotowuje projekt umowy i przekazuje go do akceptacji radcy prawnego oraz do kontrasygnaty Skarbnikowi Gminy Włocławek.

5.    Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisuje kierownik zamawiającego lub upoważniona przez niego osoba.

6.    Umowę sporządza się co najmniej w trzech  jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a dwa  dla zamawiającego.

7.    Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 1) Regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia zamieszcza się na stronie internetowej www.platformazakupowa.pl niezwłocznie po zawarciu umowy.

8.    Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 2) Regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia przekazuje się niezwłocznie po zawarciu umowy wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe.

9.    W informacji o udzieleniu zamówienia podaje się nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty.

10. Po zawarciu umowy , umowę przekazuje się także pracownikowi prowadzącemu rejestr umów.

§ 7 .1. Komórka wnioskująca dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad:

1)     uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności i przejrzystości,

2)     racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

2.     Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowuje komórka wnioskująca przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.

§ 8. 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach kierownik zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2.    Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.

3.    Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

§ 9. W komórce organizacyjnej (komórce wnioskującej) Urzędu prowadzi się rejestr udzielonych zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 130 000 zł bez podatku od towarów i usług oddzielnie dla każdego rodzaju zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane). 

§ 10. Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 11.   Wykonanie zarządzenia powierza się kierującym komórkami organizacyjnymi.

§ 12.   Traci moc Zarządzenie Nr 168/2014  Wójta Gminy Włocławek z dnia 15 stycznia 2014 r. w sprawie przyjęcia Regulaminu udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Gminy Włocławek, których  wartości nie przekracza 130 000,00 złotych netto. 

§ 13.    Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Wójt Gminy Włocławek

Magdalena Korpolak - Komorowska

Uzasadnienie do Zarządzenia nr 6_2022 Wójta Gminy Włocławek z dnia 2 lutego 2022