Zarządzenie nr 1/2024

Na podstawie art. 53 oraz art. 55 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023, poz. 1605, 1720)

zarządzam, co następuje: 

§  1. 1. Do zadań Komisji Przetargowej należą prace związane z przygotowaniem przeprowadzenia procedury o udzielenie zamówienia. 

2.   Praca Komisji Przetargowej nad udzieleniem danego zamówienia kończy się z dniem zawarcia umowy o udzielenie zamówienia lub  unieważnieniem postępowania o udzielenie zamówienia. 

3.   Członkowie komisji są odpowiedzialni:

1) Przewodniczący Komisji Przetargowej – za realizację zadań określonych w ust. 4;

2) Sekretarz Komisji Przetargowej – za realizację zadań określonych w ust. 5 oraz prawidłowe przygotowanie wymagań formalno-prawnych zamówienia wynikających z ustawy oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych, a także za ocenę spełniania tych wymagań;

3) pozostali członkowie – za prawidłowe wykonanie czynności określonych przez Kierownika Zamawiającego  lub przez Przewodniczącego Komisji Przetargowej, wynikających z właściwości merytorycznej  komórki organizacyjnej Urzędu Gminy Włocławek;

4)  pracownicy komórki organizacyjnej Urzędu Gminy Włocławek – za prawidłowe przygotowanie opisu przedmiotu zamówienia oraz warunków wymaganych od wykonawców w zakresie dotyczącym przedmiotu zamówienia, a także za ocenę spełniania tych warunków oraz badanie i ocenę ofert w tym zakresie;

4.   Do zadań Przewodniczącego Komisji Przetargowej należy:

1) czuwanie nad prawidłowym przebiegiem procedury;

2) kierowanie pracami Komisji Przetargowej, w szczególności wyznaczanie terminów posiedzeń Komisji Przetargowej oraz ich prowadzenie;

3) powiadomienie członków Komisji Przetargowej o miejscu i terminie pierwszego posiedzenia Komisji Przetargowej;

4) poinformowanie członków Komisji Przetargowej o odpowiedzialności ciążącej na nich jako członkach Komisji Przetargowej, w przypadku naruszenia przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych, zwanej w treści zarządzenia „ustawą” i aktów wykonawczych do ustawy;

5)  podział między członków Komisji Przetargowej prac podejmowanych w trybie roboczym;

6) czuwanie nad prawidłowym prowadzeniem dokumentacji postępowania;

7) podejmowanie działań związanych z ochroną zastrzeżonych części ofert stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 18 ust. 3 ustawy;

8) przedkładanie Kierownikowi Zamawiającego do zatwierdzenia dokumentów przygotowanych przez  Komisję Przetargową;

9) odebranie od członków Komisji Przetargowej  oraz innych osób, o których mowa w art. 56 ustawy Prawo zamówień publicznych  pisemnych oświadczeń
o zaistnieniu lub braku istnienia okoliczności, o których mowa w art. 56 ustawy;

10) nadzorowanie prawidłowego opracowania dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

11) podejmowanie innych działań niezbędnych dla sprawnego i zgodnego z prawem przeprowadzenia postępowania, które będą odzwierciedlane w protokole postępowania.

5. Do zadań sekretarza Komisji Przetargowej należy:

1) przygotowanie  i prowadzenie dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia w formie wynikającej z przepisów ustawy;

2) przygotowywanie korespondencji związanej z prowadzonym postępowaniem o udzielenie zamówienia;

3) przekazywanie członkom komisji informacji o terminie i miejscu posiedzeń komisji;

4) przechowywanie dokumentacji do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia;

5) uzyskanie podpisów członków komisji na dokumentach;

6) zastępowanie i wykonywanie zadań Przewodniczącego Komisji w czasie jego nieobecności.

6. Komisja Przetargowa pracuje kolegialnie. Komisja podejmuje decyzje w obecności co najmniej połowy jej członków. 

7. Nieobecność członka komisji na posiedzeniu jest usprawiedliwiona w przypadku:

1) zwolnienia lekarskiego;

2) innych przewidzianych przepisami zwolnień od zajęć służbowych;

3) wykonywania czynności służbowych na polecenie przełożonych w uzgodnieniu z osobą powołującą komisję.

§ 3.1. Podstawą przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia przez Komisję Przetargową, w szczególności w zakresie przedmiotu zamówienia, jest wniosek o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia przekazany przez Kierownika.

2. Komisja Przetargowa przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia sporządza dokumenty związane z procedurą, a w szczególności:

1) propozycję wyboru trybu udzielenia zamówienia, z wyjątkiem przetargu nieograniczonego, przetargu ograniczonego i trybu podstawowego;

2) projekt Specyfikacji Warunków Zamówienia (SWZ) lub zaproszenia;

3) ogłoszenie przewidziane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia.

§ 4.1. Komisja Przetargowa prowadząc postępowanie o udzielenie zamówienia, w szczególności:

1) udziela wyjaśnień dotyczących treści SWZ;

2) przygotowuje odpowiedzi na pytania wykonawców dotyczące treści SWZ na podstawie dokumentów otrzymanych od kierowników właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Urzędu Gminy Włocławek (UGW); 

3) opracowuje projekt modyfikacji SWZ na podstawie dokumentów otrzymanych od właściwych merytorycznie kierowników komórek organizacyjnych UGW;

4) wnioskuje do Kierownika Zamawiającego o zorganizowanie zebrania wykonawców;

5) dokonuje oceny spełniania przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia;

6) prowadzi negocjacje z zaproszonymi wykonawcami, w przypadku, gdy ustawa dopuszcza prowadzenie takich negocjacji;

7) bada i ocenia oferty;

8) wnioskuje o wykluczenie wykonawcy lub odrzucenie oferty w przewidzianych prawem przypadkach;

9) przedstawia propozycję odpowiednio wyboru najkorzystniejszej oferty albo unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia;

10) przedstawia propozycje wniesienia odpowiedzi na odwołanie wraz z uzasadnieniem;

11) wnioskuje do Kierownika Zamawiającego, o powołanie biegłych.

2. W przypadku powstania wątpliwości lub rozbieżności zdań pomiędzy poszczególnymi członkami Komisji Przetargowej, Przewodniczący Komisji Przetargowej zwraca się do Kierownika Zamawiającego, o zajęcie stanowiska lub przedstawienie opinii prawnej w tej sprawie przez kierowników właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych UGW.

§ 5. Komisja Przetargowa dokonuje otwarcia ofert zgodnie z art. 222 ustawy – Prawo zamówień publicznych.

§ 6.1. Komisja Przetargowa bada i ocenia oferty na posiedzeniach.

2. Przy dokonywaniu czynności, o których mowa w ust. 1, Komisja Przetargowa stosuje wyłącznie zasady i kryteria określone w SWZ.

3. Podczas badania i oceny ofert poszczególni członkowie Komisji Przetargowej wykonują czynności zgodnie z zakresem zadań i odpowiedzialności, określonym w § 1.

4.   Komisja Przetargowa  nie może ujawniać informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz.U. z 2020 r. poz. 1913).

§7. Traci moc zarządzenie Nr 9/2022 Wójta Gminy Włocławek z dnia 07 lutego 2022 r. w sprawie określenia organizacji, składu, tryb pracy oraz zakresu obowiązków członków stałej Komisji Przetargowej.

§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Uzasadnienie

Wójt Gminy Włocławek
Magdalena Korpolak-Komorowska