Zarządzenie nr 125/26

Na podstawie art. 31, art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2025 poz. 1153, poz. 1436), art. 44 i 47 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2025 poz. 1483, poz. 1844).

zarządzam, co następuje: 

§ 1. Wprowadzam w Urzędzie Gminy Włocławek obowiązek stosowania Regulaminu udzielania zamówień, dla których nie ma obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych zwany w treści „Regulaminem”.

§ 2. 1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1)  ustawie Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;

2)   Zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminę Włocławek z siedzibą we Włocławku ul. Królewiecka 7, 87- 800 Włocławek;

3)  Kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Włocławek lub osobę przez niego upoważnioną;

4)  pracowniku merytorycznym – należy przez to rozumieć pracownika, któremu powierzono obowiązki związane z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

5) komórce wnioskującej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu Gminy Włocławek podejmującą czynności w sprawie udzielenia zamówienia; 

6)  dostawach – należy przez to rozumieć dostawy w rozumieniu ustawy Pzp;

7)   usługach – należy przez to rozumieć usługi w rozumieniu ustawy Pzp;

8)  robotach budowlanych – należy przez to rozumieć roboty budowlane w rozumieniu ustawy Pzp;

9)  Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych, dostawę produktów lub świadczenie usług, która ubiega
się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;

10)  wartości zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.

2. Procedury udzielania zamówień określone w Regulaminie obejmują zamówienia o wartości od 80.000,00 zł a poniżej 170.000,00 zł. bez podatku od towarów i usług. 

3. Regulaminu nie stosuje się do zamówień o wartości poniżej 80.000,00zł oraz do zamówień sektorowych w rozumieniu ustawy Pzp.

4.  Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:

1)  zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności i przejrzystości;

2)  racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

5. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm.

6. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.

7.  Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są:

1)   kierownicy komórek wnioskujących,

2)   inni pracownicy jednostki w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

§ 3. 1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia pracownik merytoryczny szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia: 

1)   czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Pzp;

2)   czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo – finansowym.

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.

3.  Szacunkową wartość zamówienia ustala się  z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:

1)  analizy cen rynkowych;

2)  analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;

3)  analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.

5.  Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych.

6.  Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:

1)  zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców;

2)  odpowiedzi cenowe wykonawców;

3) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku);

4)  kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia. 

7.  Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Pzp.

§ 4. 1. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez komórkę wnioskującą do Kierownika Zamawiającego, przygotowaną przez pracownika merytorycznego.

2.  Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) opis przedmiotu zamówienia (należy rozważyć możliwość uwzględnienia aspektów społecznych);

2)  informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia;

3)  szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro;

4)  wskazanie źródła finansowania;

5) informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym, ustalonej np. na podstawie Planu zamówień publicznych – w złotych i euro;

6)  proponowany sposób wyboru wykonawcy.

3. Po potwierdzeniu pokrycia wydatku w planie rzeczowo – finansowym wniosek, o którym mowa w ust. 1 podlega zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę.

§ 5 . 1. Czynność wyboru wykonawcy w oparciu o decyzję Kierownika Zamawiającego, przeprowadza komórka wnioskująca w jednej lub w kilku następujących formach:

1) poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie https://bip.gmina.wloclawek.pl/ i/lub

2)  poprzez skierowania zapytania ofertowego co najmniej do trzech potencjalnych wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 2 i/lub

3)   poprzez zebranie co najmniej trzech ofert publikowanych na stronach internetowych, zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców.

2.  W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania ofertowego na stronie https://bip.gmina.wloclawek.pl/.

3.   Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:

1)      opis przedmiotu zamówienia;

2)      opis kryteriów wyboru wykonawcy;

3)      warunki realizacji zamówienia;

4)      termin i sposób przekazania odpowiedzi przez wykonawcę.

4.   Kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

§ 6. 1. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu na podstawie wyboru wykonawcy, dokonanego przez Kierownika Zamawiającego.

2. Po dokonaniu akceptacji wyboru wykonawcy przez Kierownika Zamawiającego, pracownik merytoryczny przygotowuje projekt umowy i przekazuje go do akceptacji radcy prawnego oraz do kontrasygnaty Skarbnikowi Gminy Włocławek.

3.  Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisuje Kierownik Zamawiającego lub osoba przez niego upoważniona.

4. Umowę sporządza się jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych
i parafowanych przez strony kartach, z których odpowiednia ilość  egzemplarzy przeznaczona jest dla wykonawcy i  dwa dla zamawiającego.

5.  Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 1) Regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia zamieszcza się na stronie internetowej https://bip.gmina.wloclawek.pl/ niezwłocznie po zawarciu umowy.

6. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 2) Regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia przekazuje się niezwłocznie po zawarciu umowy wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe.

7.  W informacji o udzieleniu zamówienia podaje się nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty.

8. Po zawarciu umowy , umowę przekazuje się także pracownikowi prowadzącemu rejestr umów.

§ 7 .1. Komórka wnioskująca dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad:

1) uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności i przejrzystości;

2)  racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

2.  Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowuje komórka wnioskująca przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.

§ 8. 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Kierownik Zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.

3.  Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia
od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

§ 9. W komórce organizacyjnej (komórce wnioskującej) Urzędu Gminy Włocławek prowadzi się rejestr udzielonych zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 170.000,00 zł bez podatku od towarów i usług oddzielnie dla każdego rodzaju zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane). 

§ 10. Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 11. Wykonanie zarządzenia powierza się kierującym komórkami organizacyjnymi oraz pracownikowi merytorycznemu. 

§ 12.  Traci moc Zarządzenie Nr 7/2025 Wójta Gminy Włocławek z dnia 01 lipca 2025 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień, dla których nie ma obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. 

§ 13.   Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

 
Wójt 

Gminy Włocławek

Magdalena Korpolak - Komorowska