Zarządzenie nr 7/2025

Na podstawie art. 31, art. 33 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 poz. 1465, 1579, 1907,1904), art. 44 i 47 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1530, 1572,1717,1756, 1907 z 2025 r. poz. 39)

zarządzam, co następuje: 

§ 1. Wprowadzam w Urzędzie Gminy Włocławek obowiązek stosowania Regulaminu udzielania zamówień, dla których nie ma obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych zwanego w treści „Regulaminem”.

§ 2. 1. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) ustawie Pzp – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych;

2) Zamawiającym – należy przez to rozumieć Gminę Włocławek z siedzibą we Włocławku ul. Królewiecka 7, 87- 800 Włocławek;

3) Kierowniku Zamawiającego – należy przez to rozumieć Wójta Gminy Włocławek lub osobę przez niego upoważnioną;

4) pracowniku merytorycznym – należy przez to rozumieć pracownika, któremu powierzono obowiązki związane z przygotowaniem lub przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;

5) komórce wnioskującej - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną Urzędu Gminy Włocławek podejmującą czynności w sprawie udzielenia zamówienia; 

6) dostawach – należy przez to rozumieć dostawy w rozumieniu ustawy Pzp;

7) usługach – należy przez to rozumieć usługi w rozumieniu ustawy Pzp;

8) robotach budowlanych – należy przez to rozumieć roboty budowlane w rozumieniu ustawy Pzp;

9) Wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która oferuje na rynku wykonanie robót budowlanych, dostawę produktów lub świadczenie usług, która ubiega
się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego;

10) wartości zamówienia – należy przez to rozumieć całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy, bez podatku od towarów i usług, ustalone z należytą starannością.

2. Procedury udzielania zamówień określone w Regulaminie obejmują zamówienia o wartości od 80.000,00 zł a poniżej 130.000,00 zł. bez podatku od towarów i usług. 

3. Regulaminu nie stosuje się do zamówień o wartości poniżej 80.000,00zł oraz do zamówień sektorowych w rozumieniu ustawy Pzp.

4. Przy udzielaniu zamówień należy przestrzegać zasad:

1) zachowania uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności i przejrzystości;

2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

5. Czynności związane z udzieleniem zamówienia wykonują pracownicy jednostki zapewniający bezstronność i obiektywizm.

6. Zamówienia współfinansowane ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych udzielane są na podstawie Regulaminu z zachowaniem wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania takich zamówień.

7. Za przestrzeganie przepisów Regulaminu odpowiedzialni są:

1) kierownicy komórek wnioskujących,

2) inni pracownicy jednostki w zakresie, w jakim powierzono im czynności przy udzielaniu zamówienia.

§ 3. 1. Przed wszczęciem procedury udzielenia zamówienia pracownik merytoryczny szacuje z należytą starannością wartość zamówienia, w szczególności w celu ustalenia: 

1) czy istnieje obowiązek stosowania ustawy Pzp;

2) czy wydatek ma pokrycie w planie rzeczowo – finansowym.

2. Podstawą ustalenia wartości zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie wykonawcy, bez podatku od towarów i usług.

3. Szacunkową wartość zamówienia ustala się, z zastrzeżeniem ust. 4, przy zastosowaniu co najmniej jednej z następujących metod:

1) analizy cen rynkowych;

2) analizy wydatków poniesionych na tego rodzaju zamówienia w okresie poprzedzającym moment szacowania wartości zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego;

3) analizy cen ofertowych złożonych w postępowaniach prowadzonych przez zamawiającego lub zamówień udzielonych przez innych zamawiających, obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia, z uwzględnieniem wskaźnika wzrostu cen towarów i usług konsumpcyjnych publikowanego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego.

4. Szacunkową wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie zestawienia (np. w formie kosztorysu inwestorskiego) rodzaju, zakresu i ilości robót budowlanych wraz z ich cenami rynkowymi.

5. Szacunkową wartość zamówienia ustala się w złotych.

6. Ustalenie szacunkowej wartości zamówienia należy udokumentować w postaci notatki służbowej i załączonych do niej dokumentów. Dokumentami potwierdzającymi ustalenie szacunkowej wartości zamówienia są w szczególności:

1) zapytania cenowe skierowane do potencjalnych wykonawców;

2) odpowiedzi cenowe wykonawców;

3) wydruki ze stron internetowych zawierające ceny usług i towarów (opatrzone datą dokonania wydruku);

4) kopie ofert lub umów z innych postępowań (obejmujących analogiczny przedmiot zamówienia) z okresu poprzedzającego moment szacowania wartości zamówienia. 

7. Niedopuszczalne jest dzielenie i zaniżanie wartości zamówienia w celu ominięcia obowiązku stosowania ustawy Pzp.

§ 4. 1. Procedurę udzielenia zamówienia wszczyna się poprzez złożenie pisemnego wniosku przez komórkę wnioskującą do Kierownika Zamawiającego, przygotowaną przez pracownika merytorycznego.

2. Wniosek, o którym mowa w ust. 1, zawiera w szczególności:

1) opis przedmiotu zamówienia (należy rozważyć możliwość uwzględnienia aspektów społecznych;

2) informację (uzasadnienie) dotyczącą potrzeby udzielenia zamówienia;

3) szacunkową wartość zamówienia w złotych i euro;

4) wskazanie źródła finansowania;

5) informację o łącznej wartości zamówień tego rodzaju w danym roku budżetowym, ustalonej np. na podstawie Planu zamówień publicznych – w złotych i euro;

6) proponowany sposób wyboru wykonawcy.

3. Po potwierdzeniu pokrycia wydatku w planie rzeczowo – finansowym, wniosek, o którym mowa w ust. 1 podlega zatwierdzeniu przez kierownika zamawiającego lub upoważnioną przez niego osobę.

§ 5 . 1. Czynność wyboru wykonawcy w oparciu o decyzję Kierownika Zamawiającego,  przeprowadza komórka wnioskująca w jednej lub w kilku następujących formach:

1) poprzez zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie www.platformazakupowa.pl link do strony https://platformazakupowa.pl/pn/ug_wloclawek i/lub

2) poprzez skierowania zapytania ofertowego co najmniej do trzech potencjalnych wykonawców, z zastrzeżeniem ust. 2 i/lub

3) poprzez zebranie co najmniej trzech ofert publikowanych na stronach internetowych, zawierających cenę proponowaną przez potencjalnych wykonawców.

2. W przypadku braku możliwości przesłania zapytania ofertowego do wymaganej liczby wykonawców, dopuszcza się przesłanie zapytania ofertowego do mniejszej liczby wykonawców z jednoczesnym zamieszczeniem zapytania ofertowego na stronie www.platformazakupowa.pl.

3.  Zapytanie ofertowe powinno zawierać w szczególności:

1) opis przedmiotu zamówienia;

2) opis kryteriów wyboru wykonawcy;

3) warunki realizacji zamówienia;

4) termin i sposób przekazania odpowiedzi przez wykonawcę.

4. Kryteriami oceny ofert są cena lub koszt albo cena lub koszt i inne kryteria odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

§ 6. 1. Zamówienia udziela się wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami Regulaminu.

2. Po dokonaniu wyboru wykonawcy, komórka wnioskująca składa do Kierownika Zamawiającego wniosek o udzielenie zamówienia.

3. Pracownik merytoryczny sporządza protokół z przeprowadzonego postępowania który zawiera w szczególności:

1) określenie szacunkowej wartość zamówienia w złotych;

2) informacje o sposobie wyboru wykonawcy;

3) nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania oraz adres wybranego wykonawcy, a także uzasadnienie jego wyboru;

4) cenę wybranej oferty.

4. Po dokonaniu akceptacji wyboru wykonawcy przez Kierownika Zamawiającego, pracownik merytoryczny przygotowuje projekt umowy i przekazuje go do akceptacji radcy prawnego oraz do kontrasygnaty Skarbnikowi Gminy Włocławek.

5. Udzielenie zamówienia następuje poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej. Umowę podpisuje Kierownik Zamawiającego lub osoba przez niego upoważniona.

6. Umowę sporządza się w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, na kolejno numerowanych i parafowanych przez strony kartach, z których jeden egzemplarz przeznaczony jest dla wykonawcy, a dwa dla zamawiającego.

7. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 1) Regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia zamieszcza się na stronie internetowej www.platformazakupowa.pl niezwłocznie po zawarciu umowy.

8. Jeżeli wyboru wykonawcy dokonano w sposób, o którym mowa w § 5 ust. 1 pkt 2) Regulaminu, informację o udzieleniu zamówienia przekazuje się niezwłocznie po zawarciu umowy wykonawcom, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe.

9. W informacji o udzieleniu zamówienia podaje się nazwę (firmę) albo imię i nazwisko, siedzibę albo miejsce zamieszkania wybranego wykonawcy, a także cenę wybranej oferty.

10. Po zawarciu umowy, umowę przekazuje się także pracownikowi prowadzącemu rejestr umów.

§ 7 .1. Komórka wnioskująca dokumentuje czynności ustalenia szacunkowej wartości zamówienia oraz przeprowadzenia procedury udzielenia zamówienia w sposób pozwalający na ich weryfikację pod kątem zachowania zasad:

1) uczciwej konkurencji, równego traktowania wykonawców, proporcjonalności i przejrzystości;

2) racjonalnego gospodarowania środkami publicznymi, w tym zasady wydatkowania środków publicznych w sposób celowy, oszczędny oraz umożliwiający terminową realizację zadań, a także zasady optymalnego doboru metod i środków w celu uzyskania najlepszych efektów z danych nakładów.

2. Dokumentację z przeprowadzonych czynności, o których mowa w ust. 1, przechowuje komórka wnioskująca przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.

§ 8. 1. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Kierownik Zamawiającego może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania Regulaminu, z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.

2. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, dokumentuje się w postaci notatki służbowej, podlegającej zatwierdzeniu przez Kierownika Zamawiającego. W notatce służbowej należy w szczególności wskazać okoliczności uzasadniające odstąpienie od stosowania Regulaminu. Notatkę służbową przechowuje
się przez okres co najmniej 4 lat od udzielenia zamówienia.

3. Udzielenie zamówienia w przypadku, o którym mowa w ust. 1, nie zwalnia od stosowania zasad dokonywania wydatków wynikających z innych aktów prawnych, w szczególności dotyczących finansów publicznych, a także wytycznych wynikających z przepisów prawnych i dokumentów określających sposób udzielania zamówień współfinansowanych ze środków europejskich lub innych mechanizmów finansowych.

§ 9. W komórce organizacyjnej (komórce wnioskującej) Urzędu Gminy Włocławek prowadzi się rejestr udzielonych zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 130.000,00 zł bez podatku od towarów i usług oddzielnie dla każdego rodzaju zamówienia (dostawy, usługi, roboty budowlane).  

§ 10. Do postępowań wszczętych przed dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia stosuje się przepisy dotychczasowe.

§ 11. Wykonanie zarządzenia powierza się kierującym komórkami organizacyjnymi oraz pracownikowi merytorycznemu. 

§ 12. Traci moc Zarządzenie Nr 6/2022 Wójta Gminy Włocławek z dnia 2 lutego 2022 r. w sprawie Regulaminu udzielania zamówień klasycznych w Urzędzie Gminy Włocławek, których wartości nie przekracza 130.000,00 zł. 

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Uzasadnienie

Wójt Gminy Włocławek
Magdalena Korpolak-Komorowska