Składanie dokumentów w formie elektronicznej

Elektroniczna Skrzynka Podawcza

Jak wysłać pismo na Elektroniczną Skrzynkę Podawczą Urzędu Gminy Włocławek:

- za pośrednictwem skrzynki do e-Doręczeń na adres: AE:PL-41723-55387-TFAHC-29.
- za pośrednictwem aplikacji lub serwisu mObywatel na stronie https://obywatel.gov.pl
- za pośrednictwem serwisu ePUAP na stronie https://epuap.gov.pl z wykorzystaniem wzorów formularzy udostępnionych w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE).
Adres skrytki odbiorczej Urzędu Gminy Włocławek w serwisie ePUAP: /gsdul2275m/skrytka.

W celu złożenia dokumentu elektronicznego należy wypełnić formularz i opatrzyć go bezpiecznym podpisem elektronicznym wygenerowanym w oparciu o certyfikat kwalifikowany wydany przez dowolnego polskiego wystawcę lub przy użyciu profilu zaufanego.

Maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami możliwy do doręczenia za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej nie powinien przekraczać 150 MB.

Metody dostarczania dokumentów elektronicznych do Urzędu Gminy Włocławek:

1. Dokumenty można przekazywać poprzez wypełnienie formularza udostępnionego w repozytorium CRWDE na platformie  e-PUAP bądź dołączenie podpisanego dokumentu on-line na stronie Elektronicznej Skrzynki Podawczej.
2. Dostarczenie dokumentu podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu lub przy użyciu profilu zaufanego poprzez pocztę elektroniczną na adres urzad@g.wloclawek.pl. Przesłanie dokumentów tą drogą nie zapewnia uzyskania urzędowego poświadczenia odbioru. Takie poświadczenie można uzyskać przekazując dokument drogą wymienioną w punkcie 1.

Dostarczenie dokumentów w godzinach pracy Urzędu Gminy Włocławek do sekretariatu , bud. A pok. nr 5 może nastąpić na następujących rodzajach nośników danych:
a)     pamięć masowa USB
b)     płyta CD, DVD

Wymagania dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu:

- dokument elektroniczny doręczany na informatycznym nośniku danych jest przekazywany odbiorcy wraz z tym nośnikiem
- dokumenty elektroniczne muszą być podpisane podpisem elektronicznym osoby identyfikowanej w sposób określony w art. 20a ust. 1 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
Formaty danych, w jakich zapisuje się załączniki dodawane do pism:
- txt, rtf, pdf, doc, docx odt, xls, xlsx, ods,
- jpg (jpeg), gif, tif (tiff), png, svg,
- xml,
- maksymalny rozmiar dokumentu elektronicznego wraz z załącznikami, możliwy do przesłania za pomocą poczty elektronicznej nie powinien przekroczyć 20 MB,
- pisma skierowane na adres poczty elektronicznej Urzędu traktuje się jako przesyłki złożone w trybie niewymagającym potwierdzenia wniesienia podania, w szczególności takiego, o którym mowa w art. 63 par. 4 Kodeksu postępowania administracyjnego lub art. 168 par. 4 Ordynacji podatkowej,
- dokumenty lub nośniki zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone.
 

Ważne zmiany od 2026 r.

e-Doręczenia zamiast ePUAP – nowe zasady kontaktu obywateli i przedsiębiorców z urzędami

Od 1 stycznia 2026 r. zmieniły się zasady elektronicznej komunikacji z administracją publiczną. W związku z mijającym okresem przejściowym platforma ePUAP przestaje być dopuszczalnym kanałem doręczeń w wielu postępowaniach administracyjnych. Od 2026 roku podstawowym środkiem doręczeń staje się system e-Doręczeń.

Skrzynka ePUAP nie jest już „adresem do doręczeń elektronicznych” wskazanym w przepisach ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, zwanej dalej „k.p.a.” oraz ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku Ordynacja podatkowa, zwanej dalej „ustawą”. Co do zasady przesłanie pisma przez platformę ePUAP będzie traktowane analogicznie do wysłania go zwykłą pocztą elektroniczną.

Urząd może przyjąć pismo przez platformę ePUAP od podmiotu niepublicznego w następujących przypadkach:

- sprawa nie jest prowadzona w trybie k.p.a., ustawy lub przepisów szczególnych wymagających e-Doręczeń,
- sprawa dotyczy kategorii pism dopuszczalnych w komunikacji ePUAP, np. informacji publicznej, petycji, skarg i wniosków.

Urząd nie może uznać za skuteczne pism wniesionych przez platformę ePUAP, jeśli dotyczą one spraw prowadzonych:

- w trybie k.p.a.,
- na podstawie ustawy,
- zgodnie z przepisami szczególnymi wymagającymi tzw. „adresu do doręczeń elektronicznych”.

Platforma ePUAP nadal będzie dopuszczalnym kanałem korespondencyjnym w sprawach niewymagających doręczeń w trybie k.p.a. lub ustawy, na przykład:

- udostępniania informacji publicznej,
- skarg, wniosków i petycji,
- spraw prowadzonych na zasadach ogólnych, w których przepisy dopuszczają komunikację elektroniczną lub nie precyzują formy doręczenia.

Od 2026 r. :

- podstawowym kanałem doręczeń urzędowych jest system e-Doręczeń,
- Platforma ePUAP jest narzędziem pomocniczym, ale tylko w ograniczonym zakresie,
- doręczenie staje się skuteczne tylko wtedy, gdy adresat odbierze pismo w ciągu 14 dni od powiadomienia - brak odbioru oznacza brak doręczenia,
- wiele pism kierowanych za pośrednictwem platformy  ePUAP stanie się prawnie nieskutecznych, dlatego konieczna będzie inna forma złożenia dokumentów.